Wie man die Zusammenarbeit in Teams optimieren kann
Ein unverzichtbares Werkzeug für die Zusammenarbeit in Unternehmen ist Microsoft Teams, ein wichtiger Bestandteil des Softwarepakets Microsoft 365. MS Teams ist nicht nur eine Chatlösung, sondern es integriert auch andere Programme wie Word, Skype oder OneDrive. Viele Unternehmen nutzen nur einen Teil der Möglichkeiten, die ihnen MS Teams bietet und bleiben damit weit hinter ihren Möglichkeiten zurück.
Um die Performance von MS Teams zu verbessern, gibt es spezielle Software-Lösungen, unter anderem von Powell Software. Dadurch verbessern sich die Zusammenarbeit und die Einsatzmöglichkeiten der Software. In der Regel enthalten diese ein Dashboard für Administratoren, mit dem sich die Teamentwicklung kontrollieren und steuern lässt.
Für die schnelle Kommunikation innerhalb des Intranets ist MS Teams zwar sehr vorteilhaft, trotzdem kommen daneben noch andere Kommunikationstool zum Einsatz. Eines der beliebtesten ist das E-Mail-Programm Outlook. Wer eine Kommunikation von Teams nach Outlook verschieben möchte, braucht diese nicht mehr umständlich zu kopieren. Es gibt innerhalb der Software die Funktion „mit Outlook teilen“. Mit nur einem Klick öffnet sich ein Fenster in das der Mitarbeiter nur noch die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters eingeben muss und schon wird die Nachricht verschickt.
Für einen Administrator ist es schwer, die Arbeit der Teams zu verfolgen und dabei nicht den Überblick zu verlieren. Eine gute Software enthält deshalb ein Dashboard, mit dem man mit wenigen Klicks die jeweiligen Teams aufrufen kann und die Dokumente findet. Ein gutes Dashboard ist übersichtlich gestaltet und selbsterklärend. Mit nur wenigen Klicks findet der Administrator, was er sucht. Das erspart viel Zeit und macht die Arbeit effektiver.
Doch nicht nur Administratoren profitieren davon, sondern auch Team-Mitglieder. Um mit der Arbeit sofort loszulegen, gibt es für Teams eine große Anzahl von Vorlagen. Dort sind bestimmte Aufgaben, die in jedem Unternehmen vorkommen, schon vordefiniert und müssen nicht erst mühevoll erstellt werden. Unter anderem findet der User Vorlagen für Verkaufsbeschreibungen, Projektmanagement oder das Onboarding neuer Mitarbeiter.
Bei größeren Teams sind sogar vergleichbar einfache Aufgaben schwer durchzuführen. Ein Beispiel ist die Kaffeepause. Diese sind für ein Unternehmen nicht unwichtig, denn in den kurzen Pausen ergeben sich oft neue Ideen, Impulse für die weitere Arbeit und sie wirken auch der Vereinsamung entgegen, eine Gefahr, die bei der Arbeit vor dem Computer immer besteht, selbst wenn die Tätigkeit in einem Großraumbüro stattfindet. Eine gute Softwarelösung enthält auch eine App, um die Pausen des Teams zu koordinieren. So ist sichergestellt, dass nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig in der Pause sind und Mitarbeiter zusammen einen Kaffee genießen, die sich gegenseitig inspirieren können. Oft ist auch ein Tool integriert, das vor der Kaffeepause Gesprächsthemen vorschlägt, sodass die Pause noch effektiver ist.
